Jako dokumenty potwierdzające okresy pracy w gospodarstwie rolnym potrzebne do zakładu pracy traktuje się księgi podatkowe, rejestry gruntowe, ewidencję wojskową, w której np. zaznaczony jest fakt odroczenia służby wojskowej w związku z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, dokumentację związaną z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty znajdujące się w dyspozycji urzędu – orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku.
W sprawie rozpoznanej przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z 15 września 2022 r., sygn. akt II SA/Bk 543/22 wnioskodawca wystąpił do wójta gminy o wydanie zaświadczenia dotyczącego braku dokumentów, które potwierdzają, że pracował w gospodarstwie rodziców w okresie od marca 1985 r. do września 1989 r.. Chciał je przedłożyć w zakładzie pracy. Na podstawie art. 3 ustawy z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. nr 54, poz. 310, dalej: ustawa) na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy ma obowiązek stwierdzić, okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy.
Wójt gminy odmówił wydania zaświadczenia. W uzasadnieniu stwierdził, że po dokonaniu sprawdzenia zasobów archiwalnych, w których posiadaniu jest urząd gminy nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia. Ponadto wskazał, że gmina nie miała i nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji rolników, domowników pracujących w gospodarstwie rolnym rodziców, teściów, dziadków lub rolników pracujących we własnym gospodarstwie rolnym i nie dysponuje niezbędnymi dokumentami mogącymi bezspornie ten stan potwierdzić.
Zainteresowany złożył odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego. Wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia, uwzględnienie wniosku i wydanie zaświadczenia oraz
przeprowadzenie dowodu z dokumentów załączonych do zażalenia w celu wykazania, że pracował w gospodarstwie rolnym.
Zdaniem wnioskodawcy, z uzasadnienia postanowienia nie wynika jakie dokumenty podlegały analizie wójta gminy. Wskazał on jedynie, że nie miał i nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji rolników, domowników pracujących w gospodarstwie rolnym rodziców, teściów, dziadków. Tymczasem ustaleń dotyczących okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym wójt gminy powinien dokonać przede wszystkim na podstawie rejestrów podatników podatku rolnego, ksiąg podatkowych, rejestrów gruntów, dokumentacji związanej z ubezpieczeniem społecznym, dokumentów potwierdzających zameldowanie wnioskodawcy i innych dokumentów potwierdzających pracę w gospodarstwie rolnym. Z uzasadnienia nie wynika jakimi dokumentami dysponował wójt gminy. Jego obowiązkiem było ustalenie wszystkich źródeł informacji i stwierdzenie, czy zawarte w nich dane odnoszą się do wnioskodawcy. W sytuacji, w której urząd gminy nie dysponuje żądanymi dokumentami, ma obowiązek odebrania zeznań od co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Wójt gminy uchylił się od tego obowiązku co oznacza, że postanowienie jest przedwczesne. Wnioskodawca stwierdził, że wójt gminy dysponował dokumentami potwierdzającymi, że w okresie od marca 1985 r. do września 1989 r. pracował w gospodarstwie rolnym swoich rodziców, były to między innymi: zeznania dwóch świadków (wraz zaświadczeniami o zameldowaniu), zaświadczenie ze starostwa o tym, kto był właścicielem nieruchomości rolnej, zaświadczenie o zameldowaniu.
Wnioskodawca podkreślił, że jeżeli organ miał dalsze wątpliwości, to powinien przed podjęciem decyzji wysłuchać świadków, a w sprawie postanowienie zostało wydane przed uzyskaniem zeznań.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało w mocy zaskarżone rozstrzygnięcie. Podkreśliło brak możliwości zbierania nowych informacji, np. na podstawie wyjaśnień zainteresowanego lub zeznań świadków, ale istnienie możliwości aktualizacji lub przetworzenia posiadanych już informacji, pochodzących z ewidencji, rejestrów, zbiorów dokumentów lub zbiorów danych utrwalonych innymi technikami. Jak wskazało SKO, dopiero w sytuacji, gdy dowody posiadane przez urząd nie pozwalają na uwzględnienie wniosku, może on może wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.
SKO wskazało, że przepis art. 3 ust. 1 i 2 ustawy nakłada na urząd gminy obowiązek wydania zaświadczenia o okresach pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w oparciu o dokumenty, którymi dysponuje. Jeśli urząd gminy takimi dokumentami nie dysponuje zawiadamia wnioskodawcę o tej okoliczności na piśmie, w formie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia. W razie braku dokumentów w urzędzie gminy okresy pracy w gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione w inny sposób, tj. zeznaniami świadków. Ustawa w art. 3 ust. 3 wskazuje dodatkowo, jako środek dowodowy, zeznania co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. W ocenie SKO ze wskazanego wyżej przepisu nie wynika, że możliwe jest wydanie zaświadczenia na podstawie zeznań świadków. Przepis ten umożliwia jedynie stronie w sytuacji, gdy nie uzyska zaświadczenia z gminy, przedłożenie w zakładzie pracy zeznań dwóch świadków, jak również innych dowodów w tym zaświadczenia z KRUS o opłacaniu składki, potwierdzających okres pracy w gospodarstwie, przy czym zeznania świadków mogą być sporządzone przed urzędnikiem gminy. Wydanie omawianego zaświadczenia nie możne być oparte wyłącznie na wyjaśnieniach i oświadczeniu samego zainteresowanego, czy poświadczeniu zameldowania w danym miejscu i okresie. Zatem zdaniem SKO zasadnie wójt odmówił wydania żądanego zaświadczenia.
Wnioskodawca złożył skargę na postanowienie SKO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku. Sąd uchylił postanowienie SKO i wójta gminy. W uzasadnieniu wyroku sąd podkreślił, że jako dokumenty potwierdzające okresy pracy w gospodarstwie rolnym traktuje się księgi podatkowe, rejestry gruntowe, ewidencję wojskową, w której np. zaznaczony jest fakt odroczenia służby wojskowej w związku z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, dokumentację związaną z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty znajdujące się w dyspozycji urzędu.
W sytuacji, gdy wnioskodawca składa wniosek o wydanie zaświadczenia, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy, to obowiązkiem urzędu jest ustalić jakimi rejestrami, ewidencjami i innymi dokumentami dysponuje, dokonać ich wnikliwej analizy, a następnie bądź wydać zaświadczenie, bądź odmówić jego wydania. Powinien dokonać szczegółowej kwerendy posiadanych dokumentów a w przypadku braku wystarczających danych do wydania zaświadczenia, winien dokładnie wyjaśnić motywy swojego rozstrzygnięcia. W przypadku stwierdzenia, że brak jest podstaw do wystawienia zaświadczenia, szczegółowe wyjaśnienie motywów podjętego rozstrzygnięcia powinno polegać na wskazaniu jakimi rejestrami i ewidencjami organ dysponuje, które przeanalizował, za jaki okres i co z nich wynika oraz ewentualnie jakich rejestrów bądź ewidencji nie posiada. Uzasadnienie postanowienia musi w
sposób niebudzący wątpliwości wskazywać, dlaczego żądanie wnioskodawcy nie może zostać uwzględnione. Postępowanie zaświadczeniowe nie może być pobieżne, ale musi być przeprowadzone z należytą starannością.
W omawianej sprawie nie wynika jakimi ewidencjami i rejestrami organ pierwszej instancji dysponuje, czy były one analizowane, w jakim zakresie, za jaki okres i co z nich wynika, a jakich ewidencji urząd za dany okres nie posiada nie mogąc tym samym potwierdzić zaświadczeniem wnioskowanych danych. Skoro nie wiadomo czy przeprowadzono kwerendę dokumentów znajdujących się w urzędzie, a jeżeli tak to jakich oraz jaki był jej wynik, jak również skoro nie wiadomo jakich dokumentów mogących potwierdzać pracę w gospodarstwie rolnym rodziców brak jest w organie, to nie można skontrolować prawidłowości (legalności) decyzji. Wymogu rzetelnego przeprowadzenia postępowania nie spełnia ogólnikowe uzasadnienie postanowienia organu, że nie dysponuje on dokumentami pozwalającym na wydanie zaświadczenia.
Przy ponownym rozpoznaniu sprawy wójt gminy będzie musiał przeprowadzić szczegółową kwerendę znajdujących się w urzędzie ewidencji, rejestrów i innych dokumentów mogących zawierać informacje niezbędne do wydania zaświadczenia, przy czym fakt przeprowadzenia kwerendy powinien zostać potwierdzony odpowiednim dokumentem. W zależności od wyników kwerendy należy wydać zaświadczenie, bądź odmówić jego wydania.
W orzecznictwie przyjmuje się, że dowód z zeznań świadków, o którym mowa w art. 3 ust. 1 – 3 ustawy, może być przeprowadzony przed organem orzekającym merytorycznie w sprawie o ustalenia wysługi lat, a nie przed właściwym do wydania zaświadczenia organem gminy. Dokumenty dołączone przez wnioskodawcę, jak również dowody z jego wyjaśnień i z zeznań świadków, nie mogą same w sobie stanowić podstawy do wydania omawianego zaświadczenia.
